Proses manajemen risiko mencakup lima langkah: identifikasi, analisis, evaluasi, perlakukan, dan monitor. Anda dapat mengurangi risiko dengan menghindari, menerima, mengurangi, atau mentransfernya.
Apa itu manajemen risiko dalam manajemen proyek?
Dalam manajemen proyek, risiko adalah kejadian potensial yang dapat berdampak pada proyek Anda, secara positif atau negatif. Manajemen risiko adalah proses mengidentifikasi dan menangani peristiwa ini sebelum atau saat itu terjadi. Risiko dapat muncul dalam berbagai bentuk—sakit karyawan, cuaca buruk, biaya tak terduga, dan keterlambatan transportasi. Proyek semua memiliki risiko yang melekat. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengelola proyek melalui risiko merupakan salah satu keterampilan paling penting yang diharapkan dimiliki oleh manajer proyek.
Jenis risiko proyek
Risiko proyek dapat memengaruhi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Risiko dapat bersifat internal (di dalam kendali tim proyek) atau eksternal (di luar kendali tim proyek. Perhatikan jenis-jenis risiko berikut dan contohnya:
• Risiko keuangan seperti kenaikan biaya, prakiraan anggaran yang tidak akurat, kenaikan tenaga kerja dan material, penjualan rendah, dan tantangan dalam mengamankan pendanaan.
• Risiko strategis diakibatkan oleh kesalahan dalam strategi, seperti memilih metodologi manajemen proyek yang tidak sesuai untuk proyek tersebut, dan bisa juga berdasarkan pada budaya perusahaan yang perlu diperbarui, mengalami perputaran (Turn Over) karyawan yang tinggi, atau berinvestasi dalam teknologi yang sulit atau mahal untuk digunakan.
• Risiko kinerja diakibatkan oleh tenggat waktu yang terlewatkan, penundaan, tujuan yang tidak ditentukan, dan KPI anggota tim, menggunakan riset pasar yang tidak memadai atau ketinggalan zaman, dan ruang lingkup merayap (ketika tujuan awal meluas atau bergeser dari niat awal proyek).
• Risiko eksternal terjadi di luar kendali tim proyek, seperti perubahan undang-undang dan peraturan, ketidakstabilan pasar, cuaca buruk, tenggat waktu yang terlewatkan oleh vendor, pemogokan buruh, kerusuhan sipil, vandalisme atau kerusakan, dan masalah rantai pasokan.
• Risiko positif (peluang) tidak terduga tetapi memiliki efek positif pada proyek Anda, seperti menyelesaikan tugas lebih awal dari yang diharapkan atau di bawah anggaran, mengungguli sasaran awal, menjadi lebih efisien dengan alat baru, atau mendapat manfaat dari perubahan kebijakan.
Bagaimana mengelola risiko proyek
Penting untuk memahami proses manajemen risiko umum dan strategi mitigasi risiko sehingga Anda dapat mendorong hasil proyek yang berhasil. Proses manajemen risiko akan membantu Anda merencanakan dan mengantisipasi risiko, dan strategi mitigasi akan memberi Anda alat untuk menghadapinya jika memang terjadi.
Proses manajemen risiko, atau Life Cycles , adalah cara terstruktur untuk menangani risiko yang dapat terjadi dalam proyek Anda. Meskipun Anda akan menemukan sedikit variasi, proses manajemen risiko, atau Life Cycles, biasanya mengikuti langkah-langkah yang tercantum di bawah ini. Proses ini dapat digunakan untuk risiko positif dan negatif.
1. Identifikasi risiko.
Langkah pertama untuk memahami potensi risiko adalah mengetahui apa itu. Pada langkah ini, Anda akan mengidentifikasi risiko individu yang mungkin memengaruhi proyek Anda dengan membuat daftar (atau spreadsheet) risiko yang mungkin muncul. Contoh risiko proyek yang umum termasuk penerapan program teknologi baru untuk proyek tersebut, memiliki tujuan atau penyampaian proyek yang tidak jelas, dan tidak memiliki tindakan yang memadai untuk melindungi kesehatan dan keselamatan anggota tim proyek.
Gunakan keahlian manajemen proyek Anda sendiri dan konsultasikan dengan proyek serupa sebelumnya untuk melihat tantangan apa yang mungkin Anda harapkan. Anda juga ingin memiliki pemangku kepentingan, anggota tim, dan pakar materi pelajaran menghasilkan ide bersama Anda; mereka mungkin memiliki wawasan tentang bidang yang Anda abaikan.
2. Menganalisis potensi dampak risiko.
Pada tahap analisis risiko, Anda akan mengeksplorasi kemungkinan setiap risiko yang terjadi, serta dampak potensial dari setiap risiko terhadap proyek Anda. Anda dapat mulai memasukkan daftar risiko ini ke dalam daftar risiko—bagan yang menjabarkan setiap risiko, diikuti dengan informasi seperti tingkat prioritas dan rencana mitigasi. Anda dapat merekam informasi kualitatif dan kuantitatif.
3. Tetapkan prioritas pada risiko.
Pada tahap ini, Anda akan menetapkan prioritas risiko dengan menggunakan probabilitas dan dampak dari setiap risiko untuk menentukan tingkat risikonya. Ini berarti menetapkan setiap risiko dengan prioritas tinggi, sedang, atau rendah berdasarkan faktor-faktor yang telah Anda tentukan. Mengevaluasi risiko Anda memberi tim Anda kesempatan untuk melihat ke mana harus memfokuskan energi mereka dalam mengurangi risiko.
4. Mitigasi risiko.
Buat rencana untuk mengurangi setiap risiko dan catat rencana ini dalam daftar risiko Anda. Apa itu mitigasi risiko?
Ada empat cara umum untuk mengurangi risiko, termasuk menghindarinya, menerimanya, menguranginya, dan mentransfernya. Memutuskan pendekatan mana yang digunakan untuk setiap risiko bukanlah ilmu pasti, dan Anda harus menggunakan penilaian dan keahlian Anda untuk menentukan mana yang terbaik.
• Hindari: Tidak semua risiko dapat dihindari, tetapi ada baiknya jika Anda bisa melakukannya. Hindari risiko jika ada kemungkinan besar bahwa risiko akan terjadi. Apakah vendor mitra mendapatkan reputasi untuk menyediakan pekerjaan berkualitas rendah? Coba cari yang lain. Apakah Anda merencanakan acara selama musim hujan? Pindahkan acara di dalam ruangan, atau ke musim yang lebih cerah.
• Terima: Menerima risiko bisa masuk akal jika peluangnya kecil untuk terjadi dan akan berdampak kecil pada proyek Anda. Pada akhirnya jika risiko itu benar-benar terjadi, itu tidak boleh menggagalkan proyek Anda. Katakanlah Anda telah memesan pengaturan bunga matahari untuk resepsi pernikahan, tetapi penjual bunga mengatakan ada kemungkinan kecil mereka tidak akan memiliki cukup dan harus menggantinya dengan tulip. Karena kemungkinan risikonya rendah dan memiliki tulip alih-alih bunga matahari tidak akan merusak pernikahan, Anda mungkin menerima risikonya alih-alih menyusahkan diri sendiri untuk mencari toko bunga baru.
• Kurangi: Mengurangi risiko berarti mengubah elemen dalam rencana Anda untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya risiko atau dampak potensial pada proyek Anda. Risiko sedang dan tinggi adalah kandidat yang baik untuk dikurangi. Mengurangi biasanya membutuhkan usaha atau investasi. Misalnya, seorang manajer proyek dapat mempekerjakan anggota tim baru jika tim tersebut tertinggal dalam pekerjaan. Ini mungkin juga berarti menyertakan taktik pengurangan risiko dalam rencana proyek Anda. Penyangga waktu untuk tugas yang kompleks atau sensitif waktu dapat memberi Anda fleksibilitas jika pekerjaan mulai tertinggal. Memiliki anggaran darurat dapat membantu menyerap biaya tak terduga jika muncul.
• Transfer: Mentransfer risiko berarti mengalihkan risiko ke pihak lain di luar proyek Anda. Ini bisa berarti mendapatkan polis asuransi, atau mengalihdayakan sebagian pekerjaan ke pihak ketiga. Risiko mungkin masih terjadi, namun dampak langsungnya pada proyek Anda akan diserap oleh orang di luar proyek Anda.
5. Pantau risiko.
Pada langkah terakhir, siapkan proses untuk memantau setiap risiko saat proyek Anda dimulai. Menugaskan anggota tim untuk mengawasi risiko tertentu dan memitigasinya memastikan Anda akan selalu mengetahui di mana risiko itu berada dan seberapa besar kemungkinannya terjadi, sehingga Anda akan siap untuk menanganinya jika terjadi.
Manajemen risiko adalah bagian penting dari manajemen proyek karena risiko hampir tidak dapat dihindari dalam proyek apa pun dan sangat jarang untuk sepenuhnya menghilangkan risiko.